星服檔案管理系統(tǒng)

發(fā)布日期：2024-02-19瀏覽次數(shù)：8

檔案管理系統(tǒng)是通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范整個(gè)文件管理，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的檔案管理軟件，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理，實(shí)現(xiàn)檔案流水化采集功能，協(xié)助企業(yè)進(jìn)行文檔的信息化管理，實(shí)施的重點(diǎn)是數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)、權(quán)限分級(jí)管理、智能檢索、數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)備份等。

集中存儲(chǔ)管理

檔案管理系統(tǒng)的主要功能是在幫助企業(yè)統(tǒng)一將企業(yè)信息文件進(jìn)行統(tǒng)一的內(nèi)容信息存儲(chǔ)

權(quán)限查看修改

針對(duì)用戶的級(jí)別權(quán)限進(jìn)行權(quán)限級(jí)別的查看，控制用戶的一系列操作

全文檢索

在用戶需要精確查找時(shí)，通過(guò)全文檢索的功能，檔案管理可以幫助用戶快速的從海量文件資料中找出用戶所需要的文件

數(shù)據(jù)安全

將企業(yè)的重要檔案集中上傳至服務(wù)器中，并加密處理，防止企業(yè)的重要信息文件擴(kuò)散，保證企業(yè)信息的安全和可靠性

數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)庫(kù)和本地雙重?cái)?shù)據(jù)備份，全面保證即使出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者損壞的情況出現(xiàn)，也能最快的將丟失或者損壞數(shù)據(jù)恢復(fù)。

星服檔案管理系統(tǒng)功能模塊如下：

檔案管理系統(tǒng)功能模塊圖.png

一、借閱管理模塊

1、檔案借閱申請(qǐng)：借閱檔案人員將需求的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)登記，發(fā)起檔案借閱申請(qǐng)流程

2、檔案借閱審核：資料管理部人員接受到檔案借閱申請(qǐng)后，通過(guò)手持掃描儀，進(jìn)行相應(yīng)檔案準(zhǔn)備，上傳掃描儀數(shù)據(jù)"通知借閱人員，系統(tǒng)打印檔案借閱單，雙方簽字，存檔，將檔案交給借閱人員。注：提取檔案時(shí)，須向檔案室人員提供簽字完畢的借閱審批單

3、借閱查閱：支持檔案、借閱人員、借閱部門、借閱時(shí)間等查詢

二、歸檔管理模塊

1、歸檔申請(qǐng)：歸還檔案人員將需求的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)登記，發(fā)起歸檔申請(qǐng)流程

2、歸檔審核：資料管理部人員接受歸檔申請(qǐng)后，接收檔案進(jìn)行系統(tǒng)審核，系統(tǒng)打印歸檔單，雙方簽字，

3、歸檔：資料管理部人員將檔案存放至檔案室，通過(guò)掃描儀進(jìn)行掃描，上傳數(shù)據(jù)，系統(tǒng)內(nèi)更新檔案狀態(tài)信息

4、歸檔查詢：支持檔案、歸檔人員、歸檔時(shí)間、歸檔類型等查詢

三、檔案登記管理

1、檔案登記

資料管理部操作人員對(duì)已接受的文件進(jìn)行整理張貼條形碼

完善信息形成檔案，將檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)登記

2、手工登記

將已接受的文件，按照相應(yīng)要求進(jìn)行文件整理，張貼條形碼形成檔案

按照檔案類型，將檔案信息錄入到系統(tǒng)中

登記完畢核實(shí)無(wú)誤后，保存上傳信息

3、批量導(dǎo)入

支持EXCEL、TXT、圖像等軟件格式的檔案信息導(dǎo)入

注：該功能模塊支持?jǐn)?shù)字化影像資料

4、入柜掃描

檔案放在檔案室密集柜內(nèi)，通過(guò)手持掃描儀，掃描密集柜和檔案條形碼，上傳系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配，完善檔案位置信息

5、檔案查詢

支持檔案信息、位置信息、狀態(tài)信息查詢，方便人員進(jìn)行快速查找

四、檔案柜智能化管理

1、二維碼管理：二維碼生成二維碼生成器,添加信息：文檔名稱、編號(hào)、時(shí)間等.打印二維碼,掃描二維碼，查看文檔基本信息

2、儲(chǔ)柜管理：添加儲(chǔ)柜添加儲(chǔ)柜位置信息.添加儲(chǔ)柜對(duì)應(yīng)編號(hào)。編號(hào)要與線下對(duì)應(yīng)。添加儲(chǔ)柜詳細(xì)信息.儲(chǔ)柜查詢支持編號(hào)查詢.支持關(guān)鍵字、詞查詢。點(diǎn)擊儲(chǔ)柜，可直觀的看到該文件柜下所有的紙質(zhì)文檔資料。添加儲(chǔ)柜二維碼

五、檔案管理

1、檔案分類：按文檔分類，支持自定義類別和子類別

智能分類，根據(jù)系統(tǒng)規(guī)定規(guī)則，自動(dòng)分類

2、檔案信息：支持和掃描儀對(duì)接，將紙質(zhì)檔案電子化上傳系統(tǒng)

支持添加上傳人姓名，上傳時(shí)間，上傳標(biāo)題，等基本信息

系統(tǒng)自動(dòng)抓取上傳人姓名

系統(tǒng)自動(dòng)抓取上傳信息時(shí)間

支持對(duì)檔案進(jìn)行編輯，支持增刪改編等基本操作

支持根據(jù)特定規(guī)則將檔案分類，方便工作人員查閱

支持檔案形成檔案信息列表展示

3、檔案借閱：支持添加檔案借閱信息，自動(dòng)生成借閱時(shí)間，添加借閱人及借閱檔案名稱及預(yù)計(jì)歸還日期等信息

4、借閱記錄：支持借閱檔案形成列表，并支持導(dǎo)出